Hola a todos. Perdonen el tema tan poco útil que voy a tratar, pero a veces tengo este problema con las escrituras que debo hacer, ya que las Notarías a veces se hacen algún que otro problema con el contenido de las minutas que envío para su elaboración. Sobre todo, cuando en el texto incorporo números, ya que en algunos casos me reclaman que no deberían ir en cifras, sino que en letras, pese a que mencionarlos así es un tanto fatigoso y ocupa mucho espacio.

Así que en esta ocasión responderé a la duda de, en el caso de tener que incorporar números al texto de una escritura pública, si éstos pueden expresarse de la manera más común, como cifras (romanas o arábigas) o debe necesariamente escribirse en palabras.

¿Qué es una Escritura Pública?

Según el art. 1699 del Código Civil, es una especie de documento público (“el autorizado con las solemnidades legales por el competente funcionario”) que se realiza por y ante un escribano, que lo recoge en un protocolo o registro público. 

El “escribano” que señala es lo que, actualmente, se conoce como notario, un auxiliar de la administración de justicia regulado en los artículos 399 y siguientes del Código Orgánico de Tribunales.

En cuanto a la elaboración, hasta ahora se hacen en papel normal, aunque la ley … permitió la elaboración de copias electrónicas con código QR, aunque una copia física debe siempre guardarse en un Repertorio. Antiguamente incluso debían hacerse en un papel sellado que era entregado por la Casa de Moneda.

En cuanto a los requisitos, aparte de tener que hacerse por el Notario (art. 401 Nº 1 y 405 COT), deben tener los siguientes requisitos establecidos en el art. 404:

• Idioma castellano, en un estilo claro y preciso
• Uso de palabras en otro idioma sólo para cuando sean generalmente usadas o como término de una determinada ciencia o arte
• No debe dejar espacios en blanco
• Las carillas no usadas deben ser firmadas y timbradas con la palabra “Inutilizado” a fin de evitar que se coloquen palabras no contenidas en el documento original.
• no podrán emplearse abreviaturas, cifras ni otros signos que los caracteres de uso corriente

Cifras ¿Prohibidas Totalmente?

Especial atención  merece, entonces, el último de los requisitos, que establece la prohibición de usar signos que no sean “caracteres corrientes”, ni abreviaturas, cifras u otros signos distintos a ellos.

Una cifra, según el Diccionario Oficial, es “signo con que se representa un número dígito”, y de hecho lo hace sinónimo de dígito y de número. Entonces, es el signo que sirve para representar un número en el lenguaje matemático, y por extensión y uso corriente también en las comunicaciones escritas cotidianas.

También se denomina cifra a aquella escritura en que se usan signos, guarismos o letras convencionales, y que sólo puede comprenderse conociendo la clave, y también como sinónimo de abreviatura.

Por lo cual, habría que preguntarse si la prohibición del art. 404 COT es absoluta o no para todo signo calificado como cifra, o debe entenderse sólo en el caso que no sea un signo de uso corriente.

Argumentos a favor

• La frase, en el modo en que está redactada, implicaría que se prohíbe el uso de todo tipo de cifra. Ya que la parte que se refiere a “caracteres de uso corriente” se refiere específicamente a “otros signos”, parte que se halla separada por comas y el disyunción de oposición “o” de los términos abreviatura y cifra.
• Si el legislador hubiera querido permitir el uso de dígitos en las escrituras públicas se hubiera ahorrado el usar la palabra “cifras” en el precepto, reduciéndose la prohibición sólo a abreviaturas y signos.
• Un proyecto de ley (1) pretendía la eliminación de la palabra «cifra» del art. 404 COT, aduciendo que «se ha interpretado por notarios y conservadores que la disposición en comento constituye una prohibición expresa de incluir cifras y signos en el contenido de escrituras públicas y que respondería a criterios de seguridad que otorguen certeza de la no alteración del contenido de estos instrumentos, siendo este el argumento contrario, ya que la seguridad la da el número expresado en cifras, no en letras».

Argumentos en contra

• En sentido natural y obvio, la cifra se ha convertido en un caracter de uso corriente en el lenguaje de la población, por lo cual no debería ser incluido en el concepto prohibitivo
• La propia Real Academia Española ha señalado que el uso de dígitos en la gramática española puede ser asimilada a letras y palabras, por lo que claramente son parte de la gramática y ortografía del idioma castellano (2).
• El propio art. 404 COT señala que la escritura debe redactarse en un estilo claro y preciso. Los números en cifras, atendido el uso cotidiano, son más claros que el uso de palabras sobre todo en caso de números extensos, como el de la cédula de identidad o el de direcciones.
• El art. 406 COT, al establecer la nulidad de las escrituras públicas, nada refiere al uso de signos no permitidos, por lo cual la disposición en concreto no tiene sanción alguna.
• Cuando la ley ha exigido el uso de letras o números, y da sanción a su infracción, lo ha señalado expresamente, por lo que la regla general es la indistinción entre estos.
  • Por ejemplo, en la ley 3.918, de Sociedades de Responsabilidad Limitada, señala en su art. 4 inc. 1º, señala: «En todo caso (la escritura de constitución) deberá terminar con la palabra ‘limitada’, sin lo cual todos los socios serán solidariamente responsables de las obligaciones sociales», entendiendo que colocar una abreviatura como la clásica «Ltda.» en el documento importa la conversión en sociedad abierta.
  • En la Ley de Cheques (DFL 707), el art. 13 señala como requisito esencial para la validez del cheque «La cantidad girada, en letras y números«.

Derecho Comparado

Argentina

En Argentina, el nuevo Código Civil y Comercial federal, vigente desde 2015, establece en su art. 303, entre otras exigencias de una escritura pública:

“Abreviaturas y números. No se deben dejar espacios en blanco, ni utilizar abreviaturas, o iniciales, excepto que estas dos últimas consten en los documentos que se transcriben, se trate de constancias de otros documentos agregados o sean signos o abreviaturas científicas o socialmente admitidas con sentido unívoco. Pueden usarse números, excepto para las cantidades que se entregan en presencia del escribano y otras cantidades o datos que corresponden a elementos esenciales del acto jurídico.”

Como se puede apreciar, en este país las escrituras públicas sí pueden usar números. De hecho, dado que existen dos casos en que se prohíbe su uso, debe entenderse que la excepción confirma la regla permisiva. Hay discusión doctrinaria del segundo de estos casos, lo que obligaría a su estudio caso a caso, aunque la Ley 404 obliga a colocar en letras el número de repertorio, fecha de la escritura y otras condiciones de pago (3).

Perú

En Perú, el Decreto Legislativo del Notariado, en su art. 34 inciso primero establece: “En la redacción de instrumentos públicos notariales se podrán utilizar guarismos, símbolos y fórmulas técnicas”. 

A su vez, el art. 35 señala que: “La fecha del instrumento y la de su suscripción, cuando fuere el caso, constarán necesariamente en letras. Deberá constar necesariamente en letras y en número, el precio, capital, área total, cantidades que expresen los títulos valores; así como porcentajes, participaciones y demás datos que resulten esenciales para la seguridad del instrumento a criterio del notario.”

Así las cosas, en este país el uso de cifras es permitido, e incluso en algunos casos obligatorio, en conjunto con el uso de palabras. Sólo las fechas deberán estar escritas únicamente en letras.

Costa Rica

El art. 74 del Código Notarial de este país señala:

“En los documentos notariales, no deben usarse abreviaturas, símbolos ni signos, salvo los de puntuación, ortografía y los autorizados por la ley; tampoco deben expresarse los números con cifras, excepto si se tratare de certificaciones hechas mediante fotocopias o cuando se transcriban literalmente documentos u otras piezas.”

Entonces, en este país está expresamente prohibido el uso de cifras o dígitos, salvo situaciones muy puntuales.

Ecuador

El art. 39 de la Ley Notarial de este país estatuye:

“Es prohibido en los instrumentos el uso de cifras y caracteres desconocidos, el de letras iniciales en vez de nombres o palabras, el dejar vacíos o espacios en que puedan introducirse palabras o cláusulas nuevas, y escribir en distinto papel o con diversa letra”.

Una interpretación reduccionista nos llevaría a una prohibición absoluta. No obstante, un análisis más amplio y sistemático concluiría que sólo proscribe aquellas cifras que sean desconocidas, según el lenguaje cotidiano. 

España

La Ley del Notariado de este país, en su art. 25.2, señala:

“Tampoco podrán usarse en ellos guarismos en la expresión de fechas o cantidades”.

Guarismo, en el diccionario oficial, es cada uno de los signos o cifras arábigas que expresan una cantidad. es decir, sinónimo de cifra o dígito.

Por tanto, en este país existe una prohibición expresa, que es prácticamente absoluta.

Conclusión 

En mi opinión, el art. 404 COT no prohíbe que, en una escritura pública, se puedan usar números para expresar fechas, direcciones, cantidades o medidas.

Como vimos en casos de derecho comparado, hay países que expresamente prohíben su uso y otros exigen su uso junto a letras en determinados casos. Entonces, la redacción del artículo en cuestión no plantea una prohibición en este sentido, al exigir únicamente no usar signos o cifras que no sean las del lenguaje corriente.

Una lectura de la frase “no podrán emplearse abreviaturas, cifras ni otros signos que los caracteres de uso corriente” no puede darnos un resultado tan reduccionista. Aun cuando el art. 19 del Código Civil da preeminencia al tenor literario, esto no impide una interpretación más sistemática, atendiendo a un sentido claro de la ley, el cual debe ligarse al “lenguaje claro y preciso” que se exige como requisito primordial de la escritura.

Por otro lado, siendo la claridad y precisión la regla a seguir por el notario, el uso de palabras y cifras debe resolverse siempre en favor de aquello que dé seguridad en cuanto al contenido. Por ello, cuando se trata de montos de dinero o especies, o de números pequeños, se estila poner primero en letras y luego el número entre paréntesis. Pero cuando se trata de números grandes, como suelen ser el de la cédula de identidad, el uso exclusivo de palabras va en contra de esta intención, por lo que urge su simplificación a dígitos.

Así las cosas, debe permitirse el uso de cifras y/o dígitos en las escrituras públicas, ya que son de uso corriente, entendibles para el grueso de la población, y llevan a menor confusión.

Referencias y Notas

Para una visión más académica del tema, les recomiendo leer el libro Derecho Notarial Chileno del profesor Ignacio Vidal Domínguez (Thomson Reuters, 2a ed. 2015). En especial, las páginas 169 a 177, donde se discute precisamente este dilema.

(1) Senado de Chile (2007). Boletín N° 5545-07. Modifica el artículo 404 del Código Orgánico de Tribunales en lo relativo a las escrituras públicas. senado.cl/appsenado/index.php?mo=tramitacion&ac=getDocto&iddocto=5930&tipodoc=mensaje_mocion

(2) Real Academia Española (2010). Ortografía de la lengua española. pgs. 42, 270, 420, 655 y ss.: aplica.rae.es/orweb/cgi-bin/buscar.cgi

(3) Sobre el particular, véase Borghi, David et al (2017). Consideraciones acerca del artículo 303 del Código Civil y Comercial de la Nación. Ponencia en las XXVI Jornadas Nacionales de Derecho Civil de La Plata: sedici.unlp.edu.ar/handle/10915/102285. También, Gonzalia, María (2017). La escritura pública en el nuevo Código Civil y Comercial. Requisitos y subsanaciones. Revista del Notariado N° 928: revista-notariado.org.ar/2017/09/la-escritura-publica-en-el-nuevo-codigo-civil-y-comercial-requisitos-y-subsanaciones