Bienvenidos. La labor de un abogado no sólo se limita a la actuación ante los tribunales, sino que también debe ejercer su función de conocedor del derecho ante otras instituciones del orden jurídico. Entre ellas, una de las cosas más requeridas son trámites ante Notarías, tales como escrituras, contratos, finiquitos, y otros que requieren o se benefician de la presencia de este auxiliar de justicia.

Por ello, a falta de la respectiva ficha en Ley Fácil (de Ley Chile), he hecho este breve cuestionario de preguntas y respuestas para explicar de manera clara lo que hace este funcionario.

¿Qué es un notario y cuál es su función en Chile?

Conforme lo define el art. 399 del Código Orgánico de Tribunales (COT), los Notarios son ministros de fe pública encargados de autorizar y guardar en su archivo los instrumentos que ante ellos se otorgaren, de dar a las partes interesadas los testimonios que pidieren, y de practicar las demás diligencias que la ley les encomiende. Son auxiliares de la administración de justicia, pero no pertenecen a la orgánica del Poder Judicial ni de la Administración Pública.

Un notario es un profesional del derecho que tiene la facultad de dar fe pública de los actos y documentos que se le presentan. Su función principal es garantizar la autenticidad de los documentos, así como asesorar a las partes sobre las implicancias legales de los actos que están realizando.

Es sinónimo de escribano, término que ocupa el Código Civil (CC).

¿Dónde debe haber un notario?

Según el art. 400 COT, debe haber al menos una Notaría por cada comuna o agrupación de comunas que sea territorio de un juzgado de letras. Si hay más de una, tendrán una numeración correlativa (1ª Notaría de…, 2ª Notaría de…, etc.)

Con todo, se podrán crear notarías dentro del territorio de una comuna determinada, aunque no tenga un juzgado de letras.

En caso de ausencia del notario titular, el juez de letras de turno (o el presidente de la Corte de Apelaciones si la notaría está en la comuna asiento de la corte) debe nombrar un notario suplente.

¿Qué requisitos se exigen para ser notario?

Se hallan en los arts. 463 y 465 COT:

• Nacionalidad chilena
• Título profesional de abogado
• No estar inhabilitado para ejercer cargos públicos
• No estar interdictos por demencia o prodigalidad
• Cumplir con requisitos similares para los jueces de letras

Los notarios son nombrados por decreto presidencial luego de un concurso público celebrado por la Corte de Apelaciones correspondiente al lugar, la cual propone una terna.

¿Qué registros lleva un Notario?

• Protocolo: índice de las escrituras y documentos protocolizados en el orden numérico que les haya correspondido en el repertorio.
• Repertorio de escrituras públicas: contiene las escrituras públicas celebradas en , ordenadas por número y fecha.
• Repertorio de documentos protocolizados: para los documentos que no son escrituras públicas y que fueron sometidos a registro notarial.
• Índice público: en el que anotará las escrituras por orden alfabético de los otorgantes
• Índice privado: para los testamentos cerrados con indicación del lugar de otorgamiento, nombre y domicilio de sus testigos.

¿Qué trámites se pueden realizar ante un notario?

Deben distinguirse aquellos actos que necesariamente deben ser hechos por o ante un notario, de aquellos que aunque no lo requieran pueden ser efectuados en el oficio notarial.

1.- Deben hacerse ante notario:

• Escrituras públicas: como las de compraventas de bienes raíces, de derechos reales y cuotas hereditarias, como exige el art. 1801 inc. 2o CC.
• Testamentos solemnes: deben realizarse ante 3 testigos y ser autorizados por notario (art. 1014 CC) (nota: hay testamentos «menos solemnes» para situaciones excepcionales, donde no interviene notario)
• Inventarios solemnes: deben realizarse ante el notario y al menos 2 testigos (casos arts. 374, 381, 775 y 1245 CC)
• Poderes notariales: que permiten a una persona actuar en nombre de otra, cuando la ley exija la solemnidad. Así es el caso de los mandatos judiciales y mandatos generales de administración.
• Hipotecas: caución para obligaciones en que se pone como garantía un bien raíz (art. 2409 CC)
• Constitución y estatutos de sociedades y empresas: así lo exigen los arts. 2 ley 3.918 (soc. responsabilidad limitada), 3 a 5 ley 18.046 (soc. anónimas), 3 a 5 ley 19.857 (empresa individual de responsabilidad limitada), 6 DFL 5 de 2003 (cooperativas) y 425 del C. de Comercio (soc. por acciones).
• Extractos de asambleas de socios o accionistas.
• Capitulaciones matrimoniales: estipulaciones que hacen futuros cónyuges respecto de su situación patrimonial (art. 1716 CC)
• Autorización para la salida del país de un menor de 18 años.

2.- Pueden hacerse ante Notario:

• Actos jurídicos de bienes muebles: especialmente la compraventa de vehículos motorizados.
• Mandatos simples: para trámites que no exijan una solemnidad especial.
• Protestos: notificaciones por no pago de títulos de crédito (también pueden hacerse judicialmente)
• Finiquitos: documentos sobre fin de contrato laboral, pueden hacerse en notaría aunque también sirve como ministro de fe la Inspección del Trabajo.
• Declaraciones juradas: que son afirmaciones de hechos que se hacen bajo juramento.
• Reconocimiento de hijos: una de las opciones según el art. 187 N° 3 del Código Civil.
• Otras cauciones: como fianza o prenda.
• Constitución de personas jurídicas sin fin de lucro: el DL 110 de 1979 establece su establecimiento ante notario, pero la ley 20.500 permite hacerlo ante la Municipalidad respectiva.

¿Qué documentos se requieren para realizar trámites notariales?

Los documentos necesarios pueden variar según el tipo de trámite, pero generalmente se requieren:

• Identificación: cédula de identidad o pasaporte vigente de las partes involucradas.
• Documentación adicional: como escrituras anteriores, certificados de dominio, o documentos que respalden la transacción (por ejemplo, en una compraventa, el título de propiedad).
• En el caso de poderes notariales, se debe especificar claramente el alcance del poder que se otorga.

¿Qué es una Escritura Pública, y qué requisitos debe cumplir?

Es un tipo de documento público, definido tanto en el art. 1699 inciso 2o del Código Civil como en el 403 COT, como aquel instrumento otorgado con las solemnidades que fija esta ley por el competente notario, e incorporado en su protocolo o registro público.

Una escritura pública debe cumplir con los siguientes requisitos definidos en los arts. 404 y sgtes. COT:

• Escrita en español o castellano
• No podrán emplearse abreviaturas, cifras ni otros signos que los caracteres de uso corriente, ni contener espacios en blanco
• Deben ser claras y precisas en su texto
• Deben ser mecanografiadas o electrónicas
• Todas sus páginas deben timbrarse y firmarse por el notario
• Debe inutilizarse las páginas en blanco, mediante firma y sello «Inutilizado»
• Al inicio de cada escritura debe indicarse:
  • Nombre del notario, número de la notaría y dirección del oficio
  • Nombre, domicilio, cédula de identidad, ocupación y domicilio de los comparecientes
• Debe ser firmada por los comparecientes (también puede dejarse huella digital)
• Debe indicarse el número de Repertorio en que se inscribirá la escritura

¿Es necesario un abogado para realizar una escritura pública?

Según el art. 413 inc. 1o COT, es obligatorio que la minuta enviada al notario sea firmada por un abogado en los siguientes casos:

• constitución, modificación, resciliación o liquidación de sociedades,
• liquidación de sociedad conyugal
• partición de bienes
• constitución de personalidad jurídica de asociaciones de canalistas y cooperativas
• transacciones
• emisión de bonos de sociedades anónimas

En el resto de escrituras públicas, aunque no es obligatorio, es recomendable que lo haga un abogado, por su mayor conocimiento del tema, lo que permite prevenir errores.

¿Cuál es el costo de los trámites notariales?

El costo de los trámites notariales en Chile puede variar dependiendo del notario y del tipo de documento. Si bien hay un Arancel de Notarios (Decreto 587 de 1998), éste se halla desactualizado.

Por lo general, las tarifas están reguladas y pueden oscilar entre $10.000 y $50.000 o más, dependiendo de la complejidad del trámite.

Es recomendable consultar directamente con la notaría para obtener un presupuesto específico.

¿Cuáles son los beneficios de realizar trámites ante notario?

Realizar trámites ante un notario ofrece varios beneficios:

• Fe pública: Los documentos notariales tienen un valor probatorio superior, lo que significa que son más difíciles de impugnar en caso de disputas.
• Seguridad jurídica: Al contar con la intervención de un notario, se asegura que las partes entienden y aceptan los términos del documento.
• Asesoría legal: Los notarios pueden ofrecer orientación sobre las implicancias legales de los actos que se están realizando, ayudando a evitar futuros problemas legales.

¿Qué sucede si no se realiza un trámite ante notario?

Si un trámite que requiere formalidad no se realiza ante un notario, carece de validez legal (art. 1701 CC).

Por ejemplo, un contrato de compraventa de bienes raíces debe ser formalizado mediante escritura pública para ser oponible a terceros. Sin esta formalidad, el contrato será considerado nulo o inexistente.

En el caso de aquellos instrumentos que optativamente pueden hacerse ante Notario, les otorga una validez en cuanto al otorgamiento, la fecha y las declaraciones de los comparecientes (vid. art. 1703 y sgtes CC)

¿Ante quién responden los Notarios?

Los notarios son vigilados por los respectivos juzgados de letras. Conforme al art. 564 COT, deben hacer una visita cada 2 meses a lo menos a las notarías, a fin de revisar los registros de la Notaría.

Asimismo, conforme al art. 440 COT, el notario que falte a sus obligaciones podrá ser sancionado disciplinariamente con amonestación, censura o suspensión, según sea la gravedad del hecho. Sin embargo, podrá aplicarse la sanción de exoneración del cargo si fuere reincidente en el período de 2 años en faltas graves señaladas en la ley, e incluso ser sancionado penalmente si esas faltas se hicieron con malicia, o ejerce su oficio fuera del territorio asignado a la notaría.

Conclusión

Los notarios en Chile desempeñan un papel crucial en la formalización de actos y documentos legales, proporcionando seguridad y confianza a las partes involucradas. Es importante conocer los requisitos y costos asociados a los trámites notariales para asegurar que se realicen de manera adecuada y efectiva.

Referencias

• Notarios y Conservadores: notariosyconservadores.cl
• Directorio de notarías: notarial.cl/mapachile

Nota: Texto generado parcialmente con ayuda de inteligencia artificial