Pensaba seguir escribiendo sobre la situación que sucede en mi país, haciendo algunas propuestas. Pero hace unas semanas se promulgó la ley 21.180, por la cual se modifica la Ley de Bases de Procedimientos Administrativos del Estado y otras normas legales, para consagrar la adopción de procedimientos digitales en la tramitación de los actos administrativos, abandonando el viejo sistema de expedientes de papel. En este artículo haré una breve reseña de la ley, indicando sus principales cambios al actual sistema.

Esta nueva ley surge de un proyecto presentado por el gobierno en 2018. Se enmarca dentro de un proceso de modernización de la Administración que incorpora el uso de medios digitales, reemplazando el tradicional sistema de expedientes en papel, como ya se hizo en materia judicial (Ley de Tramitación Electrónica). Como señala el mensaje del proyecto, la idea es ofrecer un sistema más expedito de solución de los asuntos sometidos a la tramitación por los diferentes organos de la Administración, así como un medio más acorde a los tiempos y las exigencias de la sociedad que recurre a ellos.

Así, en estas líneas haremos una somera revisión de la normativa recién promulgada, con los puntos más importantes de ella.

Campo de Aplicación

Regula a aquellas instituciones regidas principalmente por la Ley 20.886 de Procedimientos Administrativos, es decir, aquellos actos jurídicos realizados por instituciones pertenecientes tanto a la Administración Nacional, centralizada o descentralizada (incluyendo a la Contraloría y las Fuerzas Armadas y de Orden), como a la Administración Regional (Gobiernos Regionales) y la Municipal.

Esto, si bien no sale en la ley en estudio, es aplicable conforme a lo dispuesto en el art. 2 de la ley 19.880 de Bases del Procedimiento Administrativo, que es la principal norma reformada con la nueva legislación.

Principales Reformas

Ley de Bases de Procedimientos Administrativos

Se establece en el Art. 1 de la Ley de Trasformación Digital del Estado (en adelante LTD)

Primeramente, modifica el art. 1 de esa ley al incorporar un inciso segundo nuevo, que establece que los procedimientos administrativos deberán expresarse (esto es, su tramitación y resolución) a través de los medios electrónicos establecidos por ley, salvo las excepciones legales. O sea, establece como regla general la tramitación electrónica de todo acto administrativo en que se contienen declaraciones de voluntad, realizadas en el ejercicio de una potestad pública (v. art. 3 inc. 2º).

Asimismo, reemplaza el art. 5, que establece el Principio de Escrituración del proceso administrativo, para reafirmar la preeminencia de los medios electrónicos como expresión de los actos del proceso, salvo excepciones legales. A su vez, incorpora en el art. 6, en que se consagra la gratuidad para la obtención de los documentos del proceso, la no procedencia de cobros entre órganos que deban participar en el desarrollo del respectivo proceso administrativo.

Más adelante, modifica el art. 9 de la Ley de Bases, en su inciso tercero, al establecer que las comunicaciones entre instituciones administrativas debe realizarse por vía electrónica, dejando constancia de la identificación de remitente y destinatario, rol del proceso, gestión encargada y plazo para efectuarse. Establece además el deber de enviar copia electrónica a todos los interesados en el proceso administrativo respectivo.

Se incorpora a su vez un nuevo Art. 16 bis, que establece los Principios generales relativos a los medios electrónicos, y que básicamente se resumen en:

• Actualización: para renovar periódicamente los soportes (programas, memorias, hardware) y resguardar información sensible cuando se produzca el reemplazo.
• Equivalencia funcional: los actos suscritos por firma electrónica producen igual efecto que los llevados en soporte físico
• Fidelidad: las actuaciones deben registrarse en orden sucesivo y conservarse íntegramente, para preservar la información y facilitar su reproducción posterior
• Interoperabilidad: facilidad para que los medios electrónicos puedan interactuar y operar en toda la Administración, con estándares abiertos para la interconexión expedita y segura.
• Cooperación: entre todos los órganos administrativos, para la utilización de medios electrónicos.

Modifica también el art. 17, al considerar copia autorizada la obtenida del expediente electrónico con verificación de autenticidad, además de considerar como derechos del solicitante el presentar documentos electrónicos (de origen o digitalizados), y eximirse de presentar aquellos que estén en poder de un órgano, el cual puede ser requerido por el que está llevando el procedimiento.

Más adelante, modifica el art. 18, estableciendo que el inicio del procedimiento administrativo es por presentación de solicitud en la plataforma electrónica del respectivo servicio, salvo para aquellos casos en que se permita la tramitación en papel por razones fundadas. También agrega que los procedimientos se registrarán de manera completa en expedientes electrónicos en las plataformas a disposición de los intervinientes y demás servicios públicos, y que sólo se llevarán expedientes físicos en casos de imposibilidad de digitalización. Por último, establece que cuando las plataformas electrónicas no se encuentren disponibles se podrá autorizar la emisión de actos o efectuar presentaciones en papel, para su posterior digitalización y agregación al expediente electrónico.

Se modifica el art. 19 para regular la mantención de los expedientes electrónicos por el organismo que lleva el proceso, quién será responsable de su integridad, disponibilidad y autenticidad y de mantener sus piezas en el orden legalmente establecido. Se regula también la reconstrucción de expedientes, para lo cual se apelará a la existencia de copia fiel de sus piezas, y en caso de faltar deberá procederse a la dictación de los actos faltantes. Se establece que el reglamento definirá los estándares de funcionamiento de las plataformas electrónicas.

La reforma agrega un nuevo art. 19 bis, estableciendo normas de digitalización. Parte señalando que los actos de la Administración y los documentos de los interesados deben cumplir la ley Nº 19.799, sobre documentos electrónicos y firma electrónica. Luego regula la digitalización de aquellos documentos o actos que no sean de origen digital, y entrega al reglamento la comprobación de la veracidad de los documentos. Establece que en los casos en que se autorice a tramitar en papel, no será necesario acompañar copias digitalizadas, siendo de cargo del servicio hacer tal digitalización.

El art. 22 se modifica para aceptar mandatos constituidos por firma electrónica, sea simple o avanzada, salvo para aquellos actos que exijan solemnidad de instrumento o escritura pública.

Se agrega, más tarde, un art. 24 bis nuevo, por el cual los órganos que tengan en su poder documentos o información necesarios para el conocimiento o resolución de un proceso administrativo, deberán remitirlos por medios electrónicos al órgano ante el cual se estuviere tramitando y lo solicite, salvo que tuvieran información sensible sobre alguna persona, para lo cual se requerirá autorización de ésta. Respecto a esto último, se modifica el art. 30 para establecer, al momento de iniciar una solicitud de procedimiento administrativo, la autorizaciòn a que hace referencia.

La misma modificación al art. 30 establece, a su vez, que al iniciarse el procedimiento el interesado debe indicar el medio electrónico por el cual quiere que se le notifiquen las resoluciones del proceso, de preferencia un correo electrónico. Establece además el certificado de ingreso como medio de comprobación de la presentación, y establece el deber de tener formularios disponibles, en forma física y electrónica.

Por último, el art. 46 establece que las notificaciones se practicarán por medios electrónicos en base a información contenida en un registro dependiente del Servicio de Registro Civil e Identificación, sobre el cual se configurarán domicilios digitales únicos, según especificaciones hechas por el reglamento. Excepcionalmente, se puede pedir que se notifique de manera diversa, permitiéndose el caso de la carta certificada y la notificación personal en dependencias del respectivo órgano.

Hay otras modificaciones menores, básicamente para reemplazar o incorporar en algunos artículos palabras referentes a lo digital o electrónico.

Ley de Tránsito

Art. 5 LTD.

Primero, se modifica el art. 39, para reemplazar el Archivo Nacional del Registro de Vehículos Motorizados, que es mecanografiado, por un Repositorio Digital. A su vez, se eliminan los repertorios e índices que existían en cada Oficina local.

Se incorpora un nuevo art. 39 bis, en el cual se establece que todos los actos relativos a inscripción, cambio de dominio, modificaciones materiales, denuncias y otros, se tramitarán a través del sistema electrónico del Registro de Vehículos Motorizados del  Registro Civil.

Otros arts. (41, 42, 51 y 53) son modificados, para reemplazar la gestión presencial ante el oficial del Registro Civil por su tramitación en el sistema digital, como la obtención de patentes, el registro de la enajenación de vehículos, el manejo de la plataforma, etc. Asimismo, el art. 46 se modifica para incorporar el detalle de estas materias como objeto de reglamento.

Ley Orgánica del Ministerio de Cultura

Art. 2 LTD.

Se reforma el art. 29, para establecer que el Archivo Nacional, para aquellos documentos propios de la Administración Pública, deberá manejar un archivo electrónico, el cual se manejará dividido en tres etapas, que son definidas como «etapas generales del ciclo documental dentro de la Administración del Estado»:

• Fase Activa: producción y gestión del documento electrónico en cada institución pública, así como su utilización para los fines pertinentes (o sea, de procesos administrativos pendientes o recientemente resueltos)
• Fase Semiactiva: conservación temporal del documento al interior de cada institución pública dependiendo del período de vigencia de cada expediente o documento (procesos administrativos resueltos hace un tiempo determinado)
• Fase Histórica: documentos que de acuerdo a la normativa vigente y a su proceso de valoración, deben ser transferidos al Archivo Nacional, para su preservación y disponibilización (cuando ha pasado el tiempo de la fase semiactiva)

Otras leyes

Art. 3 LTD: Incorpora en el art. 14 del DFL 5200 de 1929, sobre instituciones nacionales patrimoniales dependientes del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural, el deber de enviar los documentos electrónicos al Archivo Nacional.

Art. 4 LTD: Se modifica la ley 18.845 de sistemas de microcopia o micrograbación de documentos, al incorporar el concepto de microforma digital en reemplazo de las microcopias o micrograbaciones físicas.

Art. 6 y 7 LTD: Señala que los actos administrativos referidos a materia de personal y trámites asociados a dicha materia afectos a toma de razón o registro, así como las toma de razón y el registro electrónico por la Contraloría, se rigen por la ley 20.766 (procedimiento de toma de razón y registro electrónicos) y la Ley Orgánica de Contraloría.

Reglamentos de Aplicación

El art. 1º transitorio de la ley señala que el presidente deberá establecer decretos con fuerza de ley, en el plazo de un año, para regular:

• La gradualidad para la aplicación de esta ley a los órganos de la Administración del Estado que indique, y a qué tipo de procedimientos administrativos o materias, respecto de todos o alguno de dichos órganos.
• La aplicación de todo o parte de esta ley, respecto de aquellos procedimientos administrativos regulados en leyes especiales que se expresan a través de medios electrónicos.

Entrada en Vigencia

Como lo señala su art. 2º transitorio, esta ley entrará en vigencia ciento ochenta días después de la última de las publicaciones en el Diario Oficial a que se refiere el artículo cuarto transitorio, esto es, a los reglamentos mencionados en esta ley, que a su vez deberán dictarse dentro del plazo de un año contado desde la publicación de la presente ley. Esto es, la ley entraría a regir a más tardar el 11 de mayo de 2021.

En todo caso, el art. 3º transitorio señala que respecto de los procedimientos administrativos que se hubieren iniciado con anterioridad a la entrada en vigencia, los órganos de la Administración podrán cambiar su tramitación a medios electrónicos, salvo si se afectaren a los interesados o terceros, caso en el cual requerirá previo consentimiento dado por todos los interesados o terceros por escrito en soporte de papel o electrónico.

Comentario

Podemos observar que esta ley representa un avance importante en materia de modernización de la actividad pública. Hoy día, el uso de tecnologías está muy afianzado en la población, y sería absurdo que las instituciones públicas no se sumaran al progreso que significaría esto. De hecho, ya muchas instituciones ya funcionaban con plataformas electrónicas para diversas gestiones, pero todavía se mantenía en la ley la necesidad de que la generalidad de los procesos se llevara en soporte de papel.

Con esta ley, se busca un cambio en la tramitación de los diferentes procesos administrativos, al establecer la digitalización como regla general, y aprovechar las facilidades que da la electrónica para crear documentos, guardarlos en archivos digitales y poder obtener copias de los mismos, sin las demoras que se dan con el papel, y con el aliciente de que ello contribuirá al ahorro en el uso de ese soporte, con el consiguiente beneficio ambiental. Con ello, además, disminuirán los tiempos al facilitar el intercambio de información entre servicios y evitar la excesiva concurrencia de personas a oficinas, evitando desviar tiempo que podría usarse para otras labores.

 

Referencias

• Historia de la Ley N° 21.180. En: Biblioteca del Congreso Nacional: bcn.cl/historiadelaley/nc/historia-de-la-ley/7698
• Barros, Alejandro (2018). Ley de Transformación Digital. alejandrobarros.com/ley-de-transformacion-digital
• “Hoy el tema será el cambio cultural a generar en las instituciones para lograr la transformación”. Entrevista a Andrés Bustamante Valenzuela en Revista Gerencia, marzo 2019:  emb.cl/gerencia/articulo.mvc?xid=4655&ni=andres-bustamante-valenzuela-jefe-de-division-de-gobierno-digital-hoy-el-tema-sera-el-cambio-cultural-a-generar-en-las-instituciones-para-lograr-la-transformacion

 

POSDATA (2022)

La ley 21.464, dictada el 9 de junio de 2022, tiene por objeto adecuar los plazos finales contemplados en la LTD, para permitir una mayor gradualidad en su implementación, estableciendo un orden distinto de las fases establecidas inicialmente.

Al respecto, en cuanto a la vigencia, mantiene la regla general establecida en la ley N° 21.180, esto es, que regirá 180 días después de publicado el último de los reglamentos señalados en dicha ley, lo que aconteció el 09.06.2022. Sin embargo, sustituye el inciso segundo de su artículo segundo transitorio, estableciendo una gradualidad según la cual no podrá extenderse más allá del 31.12.2027, y con la finalidad de facilitar la implementación por parte de las municipalidades, el gobierno entregará el apoyo técnico a través de la División de Gobierno Digital.

Asimismo, modifica el decreto con fuerza de ley N° 1, de 2020, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, agregando la “Fase de Preparación”, en la que los órganos de la Administración deberán identificar y describir las etapas de los procedimientos administrativos que desarrolla, y en particular la necesidad de notificación en cada uno de ellos, encomendando a la División de Gobierno Digital del Ministerio Secretaría General de la Presidencia la entrega de las orientaciones técnicas. Adicionalmente, reemplaza la tabla de los grupos y las fases por implementar en cada año hasta el 2027.

^{(Fuente: Leychile)}